マンション管理

契約・費用に関する流れ

ご契約に関しては、基本的に事務管理業務（管理運営業務、出納会計業務）のみを当社と締結し、残りの業務は各業者と直接契約を締結いたします。費用のお支払いに関しても、当社を介さず直接組合さまから各業者に支払われます。

手続き等の一切の業務は全て当社が行ないますのでご安心ください。

現状と管理サービスが変わらないこと

全部一括委託と効果は一緒です。

業務の発注やクレーム対応、業務の履行問題などは、従前と同様全て当社が行いますので、管理会社が変更になったとしても、

管理コスト低減以外は何も変更有りません。

安心の管理組合運営サポート

主担当・副担当の２名が、総会・理事会に出席し、会場の確保、各種報告、検討資料、議事録案の作成をはじめ、各種代行など「幅広い知識と経験、行動力」をもって、管理組合運営をサポート致しますので、役員会さまはこれらの業務から開放され、「意志決定」に専念していただけます。

総会・理事会開催日の調整
総会・理事会資料案作成・配布
管理組合決算案・予算案作成
管理組合事業報告・計画案作成
総会・理事会議事録作成
総会・理事会の運営サポート
年間業務の遂行・履行確認・報告
各業者との調整・折衝
各業者の見積取得・精査
各種契約の代行
防火管理業務の運営補助
管理費等滞納者督促
生活ルール案の策定補助

組合員からの届出の受理・処理
各種通知文、掲示物の作成
組合会計の彩適化提案
長期修繕計画の作成補助
建物・設備の保守点検・不具合報告
区分所有者の名簿管理
管理規約の彩適化提案
管理組合の書類整理
各行政官庁等への届出代行
区分所有者間の問題調整
緊急対応の処理・状況報告
防犯・防災の提案
その他、総会・理事会からの付託事項

管理員が組合さまの強力なサポーターであること

管理員は管理会社の利益の為に業務を遂行するのではなく、管理組合の利益の為に業務を遂行する体制に変更します。

新体制では、法人格を持たない管理組合の為、社会保険の都合上、管理会社の雇用は継続致しますが、評価（給料・ボーナス等）は管理組合が決める為、擬似的に管理組合雇用になります。その為、管理員は管理組合の利益の為に業務を行います。

管理のクオリティアップができること

管理員の質的向上

管理員には、当社ではなく、常に組合さまを向いて、組合さまのために業務をするよう指導しています。組合さまから総会時に直接管理員にボーナスを支給したり、表彰をしたりしている組合さまもあります。

管理事務室の向上

現在の「管理員詰所」兼「物置」の使用から、管理事務室をＯＡ化し、ほとんどの業務は直ちに管理事務室で行えるようにしています。毎日の管理日報をメール配信したり、緊急時の遠隔対応に活用したりしている組合さまもあります。

組合さまに対する担当者の対応時間拡大

管理会社の担当者が対応する担当組合数は、平均的に１５～２０組合／人となっておりますが、当社は１０組合前後／人とし、対応時間を向上させています。

担当者への不満改善

組合さまの不満Ｎｏ１である、「担当者が言ったことを忘れる」に対して、当社では各組合さまに対して主担当、副担当の２名体制を実現。さらに、役員会の議事録は、その場で作成し（手書き）、内容の漏れや食い違いが無いよう、役員さまから確認印を頂戴しています。社内に帰り、清書を作成するとともに、各組合さまのスケジュール管理システムに入力もしています。スケジュール管理システムは２週間に一回の担当者ミーティングで使用しています。

オーダーメードマニュアルの作成

当社は各マンションごとに「①清掃マニュアル」「②管球マニュアル」「③緊急対応マニュアル」を作成しています。建材に合わない化学洗剤を使用すると建材が変色してしまいます。
「①清掃マニュアル」は清掃による建物の損害を防ぎます。
「②管球マニュアル」は管球在庫切れや無駄な発注を防ぎます。
「③緊急対応マニュアル」は物件担当者以外の誰でも対応が出来るようになります。